Snabbare och smidigare med e-rek

20 december 2011, GU Journalen nr 7-11

Snart är alla cirkulerande pappersutskrifter ett minne blott.
GU tar nu steget över till e-rekrytering som ska göra det enklare och snabbare att rekrytera personal. Konsekvensen blir mindre papper, säkrare rutiner och smidigare hantering, framhåller ansvariga bakom satsningen.

E-rekrytering – en tjänst för att söka tjänster online – har funnits på marknaden i flera år. Men det har tagit tid för universitet och högskolor att ställa om.
– Det är något som verksamheten har efterfrågat länge men av olika anledningar har vi inte kommit till skott förrän nu, säger Maria Eriksson, systemförvaltare på universitetsledningens kansli.
Redan den 1 november gick Humanistiska och Naturvetenskapliga fakulteterna över till e-rek och den 1 december tog ytterligare fyra fakulteter steget in i det nya systemet, som ska vara genomfört fullt ut senast i april 2012. Under en övergångsperiod kommer det alltså att finnas två sätt att söka jobb på GU.
– Det handlar i grunden om att få en gemensam och effektiv hantering av rekryteringen vid GU. En av fördelarna är att vi kommer att jobba på ett likartat sätt, säger Staffan Gunnarsson på personalavdelningen.

E-rekrytering är en del av GUDOK-projektet som innebär gemensam elektronisk diarieföring och ärendehantering vid hela universitetet. I höstas köpte GU en modul för e-rekrytering som utvecklats av ett företag i nära samarbete med Lunds universitet.
– Det är alltså utformat för högskolesektorn och de speciella krav som finns, framför allt när det gäller lärar- och forskarrekryteringar, framhåller Maria Eriksson. Systemet, som i stort är detsamma som i Lund, är även anpassat för förordnanden som inte kräver utlysning.
E-rekryteringen består av tre delar: en sökandeportal, en handläggarportal och en sakkunnigportal.
I sökandeportalen kan alla som är intresserade av lediga tjänster registrera sin ansökan och söka utlysta anställningar. När man väl har skapat ett konto sparas alla uppgifter för framtiden, vilket underlättar om man söker flera jobb. Så fort en ansökan registrerats skickas ett bekräftelsemejl. På samma sätt kallas sökande till intervjuer eller får meddelande om att tjänsten redan blivit tillsatt.
Handläggarportalen är den interna vy som handläggare och chefer arbetar i. Ansökningar som kommer via sökandeportalen registreras automatiskt i diariet.

Dessutom finns en sakkunnigportal där externa och interna bedömare kan granska ansökningshandlingar. Just nu finns bara denna del på svenska men den kommer snart i en engelsk version.
Den stora fördelen är att det blir lätt att följa hela rekryteringsprocessen: från underlag för anställning, beslut av chef, utformande av ledigkungörelse, se inkommande ansökningar, göra en prioritering av ansökningarna och hela vägen fram till beslut om anställning.
– Systemet är enkelt att följa och bygger på ett naturligt flöde. Det blir mycket enklare jämfört mot vad det är idag. Det enda som behöver skrivas ut är tillkännagivandet och anställningsavtalet, som skapas automatiskt i systemet, säger Maria Eriksson.
Stor skillnad blir det för registratorerna som slipper hantera mängder med papper och att manuellt registrera alla ansökningar.
– För registratorerna är det en revolution i arbetssätt. Det är en enorm förbättring, påpekar Maria Eriksson.
Men även för personalhandläggare och chefer blir det betydligt enklare. Genom att allt är samlat på ett ställe får man en snabb överblick och alla ansökningar kan läsas så fort de skickats in – i sin helhet.

Staffan Gunnarsson tror att det kommer att gå snabbare att rekrytera personal i framtiden. Dels sparar det tid för handläggarna, dels får de sökande fortare besked.
– Det blir också större rättssäkerhet, framhåller Maria Eriksson. Ansökningar kan inte längre försvinna på grund av slarv. Förhoppningsvis kommer det att också leda till minskad pappershantering, säger Maria Eriksson.
Just nu återstår en del finjusteringar av systemet. Men det stora jobbet är att erbjuda utbildning åt alla handläggare och chefer, omkring 500 anställda, som blir mer eller mindre berörda av e-rekrytering.

E-rekrytering

Senast 2013 ska alla statliga myndigheter ha gått över till vad som kallas ”verksamhetsbaserad arkivredovisning”. E-rek (e-rekrytering) är en del av GUDOK-projektet som är ett webbaserat system för både registrering och handläggning av ärenden för hela universitetet. En modul i GUDOK är e-rekrytering, vilket innebär att anställningsärenden (utlysta anställningar och korttidsförordnanden) hanteras i ett digitalt arbetsflöde. Senast april 2012 ska hela universitetet ha gått över till det nya systemet.

Läs mer på: www.gu.se/omuniversitetet/aktuellt/ledigaanstallningar

Text: Allan Eriksson   Foto: Nina Romanus